Proceso de
Orden de Venta

Cerrar cada venta de forma organizada, rentable y trazable: que el cliente reciba lo que compró, en el tiempo acordado, sin errores.

• 1

  Registrar cliente y crear oportunidad

  Capturar el ingreso del cliente, crear la oportunidad en CRM y registrar el canal de origen.

  Asesor Comercial ↓ Procedimiento
  Procedimiento Paso 1 — Apertura de oportunidad

  01

  Saludar al cliente dentro de los primeros 60 segundos de su ingreso a la tienda.

  02

  Abrir nueva oportunidad en CRM con nombre del cliente y canal de origen (fachada / referido / redes / Google / aliado).

  03

  Regla: toda visita = una oportunidad en CRM. Sin excepción. Clientes sin registro no cuentan en el scorecard.

  Manual por cargo

  📋 Manual Asesor Comercial

  Manual Asesor Comercial — Paso 1

  En CRM Looker

  01

  Abre CRM Looker → Nueva Oportunidad. Llena: nombre, teléfono y selecciona el canal desde el dropdown.

  02

  El campo Canal de origen es obligatorio. Si no está en la lista, usa "Otro" y escribe en Notas.

  03

  Guarda antes de seguir atendiendo. Si el cliente se va sin comprar, igual queda registrado.

  Tip: Si el cliente no quiere dar su nombre, registra "Cliente anónimo" + canal. El registro importa, no el nombre.
• 2

  Explorar necesidad y construir cotización

  Entender el proyecto del cliente con preguntas consultivas, diseñar el espacio y construir la cotización.

  Asesor Comercial ↓ Procedimiento
  Procedimiento Paso 2 — Consultoría y cotización

  01

  Hacer al menos 4 preguntas consultivas antes de mostrar producto: ¿Para qué espacio? ¿Quiénes lo usan? ¿Cuándo lo necesitan? ¿Tienen presupuesto definido?

  02

  Si el proyecto es ≥ 3 ambientes o es corporativo: usar Floorplanner para diseñar el espacio con el cliente.

  03

  Construir cotización en Ashley Direct: agregar referencias, configuraciones y kits. No mostrar precio sin antes presentar el beneficio.

  Manual por cargo

  📋 Manual Asesor Comercial

  Manual Asesor Comercial — Paso 2

  Preguntas consultivas (script)

  01

  "¿Me cuenta un poco del espacio? ¿Es sala, comedor, habitación…?"

  02

  "¿Quiénes van a usar este espacio? ¿Hay niños, mascotas?"

  03

  "¿Tienen una fecha en mente? ¿Están en obra o ya tienen el espacio listo?"

  En Ashley Direct

  04

  Abre Ashley Direct → Cotizaciones → Nueva. Vincula la oportunidad del CRM antes de agregar productos.

  05

  Si el cliente quiere ver opciones de tela/color: usa el configurador de la ficha de producto, no inventes combinaciones de memoria.

  Recuerda: No mostramos precios antes de mostrar el valor. Primero el beneficio Ashley, luego el número.
• 3

  Validar inventario y condiciones de venta

  Confirmar disponibilidad real (stock o tránsito), definir cobro y fecha de entrega según reglas operativas.

  Asesor Comercial Coordinador Admin ↓ Procedimiento · reglas críticas
  Procedimiento Paso 3 — Validación de inventario

  01

  Consultar disponibilidad en Odoo: verificar stock físico + en tránsito para cada referencia cotizada.

  ⚡ Regla operativa — Cobro y entrega según disponibilidad

  Producto en stock: cobrar 100% del valor. Entrega máx. 10 días calendario.

  Producto en tránsito: cobrar 60%. Fecha entrega = fecha Odoo + 7 días calendario.

  Cliente pide fecha posterior (obra): enviar correo de reserva para optimizar bodega. Sin cobro previo.

  02

  Recoger datos completos del cliente: cédula, teléfono, correo, dirección de entrega.

  03

  Si es empresa: solicitar RUT obligatoriamente. Si no quiere factura: registrar como consumidor final con datos de persona natural.

  04

  Regla: retención solo si el cliente la solicita explícitamente. No ofrecerla proactivamente.

  05

  Coordinador Admin valida tributariamente y confirma antes de proceder al cobro.

  Manual por cargo

  📋 Manual Asesor Comercial 📋 Manual Coordinador Admin

  ManualAsesor Comercial — Paso 3

  Consultar inventario en Odoo

  01

  Ve a Odoo → Inventario → Productos. Busca cada referencia de la cotización.

  02

  Mira la columna "Disponible" (stock físico) y "En tránsito". Captura ambas cantidades.

  03

  Si dice 0 pero el Líder cree que hay stock: no confirmes. Pide al Líder que valide físicamente antes de decirle al cliente.

  Decirle al cliente la fecha

  04

  Producto en stock: "Su pedido estaría listo entre [fecha] y [fecha + 2 días], confirmamos el día exacto al procesar el pago."

  05

  Producto en tránsito: "Este artículo llega el [fecha Odoo]. Una vez en bodega, coordinamos entrega en 7 días. Hoy pedimos el 60%."

  Nunca prometas una fecha que no esté confirmada en Odoo. Si hay duda, promete el rango más amplio.

  ManualCoordinador Administrativo — Paso 3

  Validación tributaria

  01

  Si el cliente presenta RUT: verificar en DIAN → Consulta RUT que el NIT esté activo y corresponda a la razón social.

  02

  Si es persona natural sin factura: registrar como consumidor final en Odoo. Igual pedir cédula — es requisito legal.

  03

  Retención: solo aplicar si el cliente la solicita por escrito (correo o nota firmada). No modificar el valor sin esa solicitud.

  Confirmación al Asesor

  04

  Una vez validado, enviar al asesor por WhatsApp: "✅ [Nombre cliente] — validado tributariamente. Puede proceder al cobro."

  Si hay duda sobre el RUT o la información no cuadra: no bloquees la venta — escala al Gerente Comercial antes de rechazar.
• 4

  Cerrar venta: cobro y orden de venta

  Recibir pago, generar la orden en Odoo, firmar documentos y enviar confirmación al cliente.

  Asesor Comercial Coordinador Admin ↓ Procedimiento
  Procedimiento Paso 4 — Cierre y documentación

  01

  Recibir pago y validar soporte: transferencia, crédito, voucher o efectivo. Coordinador Admin confirma recepción.

  02

  Asesor genera la orden de venta en Odoo con todos los datos validados en el paso 3.

  03

  Hacer firmar al cliente y enviar copia por correo + WhatsApp antes de que salga de la tienda.

  Manual por cargo

  📋 Manual Asesor Comercial 📋 Manual Coordinador Admin

  ManualAsesor Comercial — Paso 4

  Crear orden en Odoo

  01

  Ve a Odoo → Ventas → Nueva Orden. Vincula el cliente y la cotización aprobada.

  02

  Confirma que precio, cantidad y descuentos coincidan con lo que el cliente firmó.

  03

  Envía el PDF al cliente por WhatsApp: "Hola [nombre], te comparto tu orden de compra Ashley. ¡Gracias por confiar en nosotros!"

  ManualCoordinador Administrativo — Paso 4

  Validación del pago

  01

  Transferencia: confirmar en la banca virtual antes de dar el aval. No aceptar pantallazos sin verificar.

  02

  Efectivo: contar en presencia del asesor. Registrar en caja con sello del día.

  03

  Registrar en el cuadro de planificación de entregas inmediatamente después de confirmar el pago.
• 5

  Coordinar y ejecutar la entrega

  Alistamiento en bodega, confirmación logística y entrega al cliente en el tiempo acordado.

  Coordinador Admin Logística Bodega ↓ Procedimiento
  Procedimiento Paso 5 — Logística y entrega

  01

  Coordinador agenda la entrega solo si el pago está completo. Si hay saldo pendiente: crear tarea de cobro.

  ⚡ Regla operativa — Saldo pendiente

  El saldo debe cobrarse mínimo 5 días antes de la fecha de entrega.

  Si no se cobra a tiempo: mover la entrega, no entregar con saldo.

  02

  Bodega: picking y alistamiento según lista de Odoo. Verificar referencias físicamente antes de cargar.

  03

  Coordinador emite factura final. Conductores ejecutan la entrega con lista de ítems firmada por el cliente.

  Manual por cargo

  📋 Manual Coordinador Admin 📋 Manual Auxiliar Bodega

  ManualCoordinador Administrativo — Paso 5

  01

  Revisar el cuadro de entregas cada mañana. Marcar las que tienen saldo pendiente con ⚠️.

  02

  Llamar al cliente con saldo pendiente máx. 6 días antes de la entrega. Si no responde en 24h: escalar al Asesor.

  03

  Emitir factura en Odoo el mismo día del despacho, nunca antes.

  Regla de oro: no salen productos de bodega sin factura emitida y saldo cero.

  ManualAuxiliar de Bodega — Paso 5

  01

  Recibir la lista de alistamiento de Odoo en papel o tablet. No hacer picking sin lista impresa/digital.

  02

  Marcar cada ítem físicamente al sacar de estante. Si hay diferencia entre Odoo y físico: parar y avisar al Coordinador.

  03

  Embalar con protección y pegar etiqueta con el nombre del cliente y dirección de entrega.
• 6

  Postventa y cierre del ciclo

  Gestionar novedades, enviar encuesta NPS y cerrar el ciclo de la oportunidad en CRM.

  Asesor Comercial Mesa de Ayuda ↓ Procedimiento
  Procedimiento Paso 6 — Postventa

  01

  Asesor llama al cliente 48 horas después de la entrega para confirmar conformidad.

  02

  Si hay novedad: Mesa de Ayuda crea ticket en el sistema. El asesor no resuelve solo — siempre pasa por ticket.

  03

  Enviar encuesta NPS dentro de los 5 días post-entrega. Cerrar la oportunidad en CRM como Ganada.

  Manual por cargo

  📋 Manual Asesor Comercial

  ManualAsesor Comercial — Paso 6

  01

  Llamada de 48h: "Hola [nombre], soy [tu nombre] de Ashley. ¿Ya llegaron sus muebles? ¿Todo llegó en perfectas condiciones?"

  02

  Si reporta problema: NO prometas soluciones. Di: "Entiendo, voy a abrir un ticket ahora mismo para que el equipo de servicio lo contacte hoy."

  03

  Enviar NPS por WhatsApp: [link de encuesta]. Registrar resultado en CRM si el cliente responde.

  04

  Cerrar en CRM: Oportunidad → Marcar como Ganada → Motivo: Venta completada.